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Parceiros
A Farmodiética S.A. (doravante “entidade”, “instituição” ou “Farmodiética”) tem por missão elevar o nível de vida, saúde e bem-estar da população, criando soluções eficazes nestas áreas. O compromisso da Farmodiética com a honestidade e a integridade está na base de tudo o que fazemos – dia após dia – já que procuramos causar um impacto que faça a diferença nos nossos clientes, nas nossas pessoas e nas nossas comunidades.
Em conformidade com os valores do Código de Conduta e Ética da Farmodiética, que estabelece os compromissos que cada um de nós assume, baseado nos nossos Principios Gerais e que refletem a nossa convicção de que, na Farmodiética, ética e integridade são fundamentais e não negociáveis.
Deste modo, e para o cumprimento do disposto na Lei nº 93/2021 de 20 Dezembro – Estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União, é garantido pela Administração a criação e difusão por todos os colaboradores e partes interessadas externas de uma Política de Ocorrências Farmodiética – Whistleblowing (doravante “Política”).
A Política de Ocorrências Farmodiética – Whistleblowing tem como principais objetivos:
- Disponibilizar uma plataforma para que colaboradores, parceiros e outras partes interessadas possam denunciar ocorrências (‘preocupações’ ou ‘infrações’) abrangidas pelas políticas da Farmodiética e outras infrações à legislação aplicável, incluíndo a Diretiva da UE relativa a Denunciantes de Infrações;
- assegurar que tais preocupações sejam tratadas de forma séria e adequada, e
- assegurar que qualquer pessoa que submeta uma ocorrência de boa-fé seja protegida contra represálias ou retaliações.
Se desejar comunicar uma ocorrência no âmbito da Política de Ocorrências Farmodiética – Whistleblowing pode fazê-lo acedendo ao sistema online de denúncias da Farmodiética Canal Farmodiética Speak Up
Boa-Fé
A comunicação de infrações, atual ou potencial, devem ser efetuadas segundo o princípio da boa-fé, com adequada fundamentação. A comunicação de situações sem fundamento pode constituir infração de natureza disciplinar, civil ou criminal.
Anonimato
A Farmodiética assegura ao denunciante a possibilidade, caso assim entenda, de proceder à comunicação da ocorrência de forma a manter o seu anonimato, o que não impede que sejam solicitadas ao autor da comunicação informações adicionais relevantes para o apuramento dos factos.
Confidencialidade e Proteção de Dados
A Farmodiética assegura que a identidade dos denunciantes, denunciados e de terceiros mencionados na participação da ocorrência, permanece confidencial, a todo o tempo, sendo unicamente do conhecimento das pessoas estritamente necessárias para tratar o processo em concreto. A confidencialidade do denunciante só não será assegurada caso seja estritamente necessário e essencial, nos termos legais, no âmbito de qualquer tipo de investigação ou processos judiciais existentes.
Dever de comunicação
Os colaboradores Farmodiética têm o dever de reportar toda e qualquer ocorrência, real ou potencial, de que tenham conhecimento.
Independência e autonomia
Os procedimentos de receção, tratamento e conservação das ocorrências submetidas, asseguram que estas são processadas de forma independente, autónoma e imparcial, excluindo-se o processo de averiguação e decisão todas as pessoas que tenham um interesse conflituante com a matéria objeto de comunicação.
Não retaliação
As comunicações efetuadas ao abrigo da presente Política não podem, por si só, servir de fundamento à instauração pela Farmodiética de qualquer procedimento disciplinar, civil ou criminal ou outras práticas discriminatórias proibidas, relativamente ao autor da comunicação, exceto se as mesmas forem deliberadas e/ou manifestamente infundadas. De igual modo, nos termos da Lei Nº 93/2021 a Farmodiética não pratica atos de retaliação contra o denunciante. Considera-se ato de retaliação despedir, ameaçar, suspender, reprimir, assediar, reter ou suspender pagamentos de salários e/ou benefícios, resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços ou tomar qualquer medida retaliatória contra quem legalmente comunique uma ocorrência ou forneça alguma informação ou assistência no âmbito de investigação das comunicações de ocorrências apresentadas.
Contudo, não terá direito a proteção se denunciar de má-fé, denunciar deliberadamente informações imprecisas ou informações sobre violações manifestamente infundadas. Além disso, esta Política não proíbe a tomada de medidas adversas contra funcionários por razões legítimas e não de retaliação.
O canal Farmodiética Speak Up destina-se a proporcionar um canal seguro e confidencial para a comunicação de suspeitas de má conduta, possível violação regulamentar ou de políticas internas ou ainda preocupações que possam ter um impacto adverso na reputação, operações e desempenho do negócio da Farmodiética e que, devido à natureza da ocorrência, não devam ser comunicadas através das linhas normais de comunicação.
A natureza das ocorrências pode incluir:
- atividade ilegal, por exemplo, atos criminosos tais como violação da obrigação de não divulgação, abuso de fundos, roubo, deturpação fraudulenta, desfalque, fraude e suborno;
- fraude financeira, por exemplo, manipulação contabilística, incumprimento dos procedimentos de controlo interno, apropriação indevida de bens ou declarações fraudulentas;
- suborno ou corrupção, por exemplo, conflitos de interesse, suborno, patrocínios, doações, presentes ou pagamentos de facilitação;
- atos graves por parte da Administração que não possam ser comunicados através de outros canais sem risco de impacto adverso;
- violação das leis da concorrência, por exemplo, fixação de preços, troca de informação sensível sobre preços ou colusão entre concorrentes;
- perigo grave para o ambiente, saúde ou segurança, incluindo segurança alimentar;
- atividades, que de outra forma por lei, tratado ou acordo, equivalem a conduta imprópria grave, por exemplo, práticas discriminatórias, assédio sexual, utilização de trabalho infantil ou violação dos direitos humanos;
- infrações noutras áreas, tal como definidas pela Diretiva da UE relativa a Denunciantes de Infrações, por exemplo, contratação pública, branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, segurança e conformidade dos produtos, saúde pública, proteção de dados e violação de segurança da informação.
Estão excluídas do âmbito de aplicação da presente Política as reclamações, queixas, sugestões ou elogios nomeadamente relacionados com o atendimento ou prestação de serviço ao cliente, as quais devem ser apresentadas diretamente à instituição através dos respetivos canais existentes para o efeito, a título exemplificativo, para apresentar uma reclamação de atendimento, encontra-se disponível o seguinte link: https://www.livroreclamacoes.pt/Inicio/
Se não se sentir à vontade para abordar a sua preocupação dentro das linhas de comunicação definidas ou se o assunto não for resolvido satisfatoriamente, utilize o sistema Speak Up para reportar a sua preocupação.
Qualquer pessoa singular, colaborador permanente ou temporário, qualquer colaborador externo, parceiro ou fornecedor que divulgue ocorrências de acordo com o âmbito de aplicação definido no ponto 3.1 desta Política.
Esta Política não se aplica a terceiros (para além dos Denunciantes Elegíveis), incluindo, sem limitação, clientes da Farmodiética. Os clientes com reclamações relativas ao serviço prestado devem consultar o ponto 3.2 desta Política.
Os Príncipios Gerais e valores do Código de Conduta e Ética da Farmodiética são assegurados e implementados pela Comissão de Conduta e Ética (doravante ‘Comissão) nomeada pela Administração, sendo esta composta pelos seguintes departamentos:
- Administração;
- Departamento Jurídico e Proteção de Dados (doravante ‘Compliance Office’);
- Departamento de Recursos Humanos.
Os procedimentos de comunicação de ocorrências da Farmodiética são implementados e assegurados pelo Departamento Jurídico e Proteção de Dados (doravante ‘Compliance Office’)
Por forma a garantir o sigilo e imparcialidade de todas as ocorrências rececionadas, em regra, quem receberá as ocorrências será o Compliance Office, enquanto parte integrante da Comissão de Conduta e Ética. Por forma a garantir a imparcialidade, se alguma ocorrência for direcionada a algum dos departamentos identificados enquanto parte integrante desta Comissão é garantido o bloqueio do departamento sob o qual recai a denúncia. Dessa forma, é garantida a transparência, imparcialidade e o respeito pelos Princípios que regem esta Comissão.
Sempre que possível, a comunicação de uma ocorrência, no âmbito desta Política, deve ser submetida através do Canal Farmodiética Speak Up disponível no nosso website institucional:
O Canal Farmodiética Speak Up permite a submissão de ocorrências por escrito, bem como de ocorrências orais pela utilização da opção “Quero fazer uma denúncia oralmente”. Todas as ocorrências submetidas são confidenciais e, caso o deseje, poderá optar pela opção de anonimato.
- A ocorrência será recebida, analisada e seguirá o fluxo de tratamento definido no processo que se encontre aprovado;
- No Canal Farmodiética Speak Up o autor da ocorrência preencherá um formulário, onde deverá indicar o tipo de evento a reportar e efetuar uma breve descrição dos factos que suportam a ocorrência. Deverá fazê-lo com objetividade e clareza, indicando sempre que possível:
- Data, hora e local da ocorrência;
- Nomes dos eventuais envolvidos e/ou funções desempenhadas;
- A sua relação com os eventuais envolvidos;
- Como teve conhecimento da ocorrência;
- Possíveis testemunhas com conhecimento da ocorrência;
- Outras informações que considere relevantes.
- O autor da ocorrência pode anexar ao formulário documentação que suporte o caso comunicado;
- Uma ocorrência pode ainda ser comunicada por escrito para a sede da Farmodiética, ou presencialmente em reunião desde que previamente agendado, com indicação expressa de que é pretendido contactar o Departamento Jurídico, com a menção ‘OCORRÊNCIA – TEMA CONFIDENCIAL’
O colaborador que, por qualquer razão, receba uma comunicação abrangida pela presente Política, deverá alertar o seu autor para a existência do Canal Farmodiética Speak Up, sem prejuízo de tomar a iniciativa de a reportar de imediato através do referido Canal, por forma a centralizar todas as ocorrências, para que sigam o mesmo fluxo e beneficiem de igual tratamento.
São utilizadas diferentes ferramentas de última geração para assegurar a confidencialidade e anonimato dos dados e das ocorrências submetidas. Para mais informações consulte o ponto ‘Segurança’ desta Política.
Os procedimentos de tratamento e processamento de ocorrências foram concebidos para assegurar a independência e a ausência de conflitos de interesse. Inclui as seguintes fases:
- Fase – Recepção
As ocorrências submetidas através do Canal Farmodiética Speak Up estão alojadas num fornecedor externo e são rastreadas para salvaguardar o processo de conflitos de interesse.
- No prazo de sete dias após a receção da ocorrência, a Farmodiética notificará o denunciante da receção da mesma e dos restantes procedimentos legalmente previstos;
- Caso tenha adicionado um email ao formulário de submissão irá receber um alerta a indicar que deve verificar o processo através da opção “+ Acompanhar uma denúncia existente” disponibilizada no Canal, para tal, necessitará da chave de acesso gerada aquando da submissão da ocorrência;
- Caso tenha perdido a sua chave de acesso, terá de submeter uma nova ocorrência através da opção “+ Criar Nova Denúncia”. Este processo existe para proteger e manter a segurança de todas as ocorrências submetidas.
- Caso não tenha adicionado um email ao formulário de submissão, solicitamos que proceda à verificação do estado (status) da ocorrência, acedendo à sua área privada no Canal (utilizando o código gerado aquando da submissão), nos três dias úteis seguintes à submissão da ocorrência.
- Fase – Triagem e análise
O Compliance Office procederá à verificação das alegações contidas na ocorrência por forma a considerar a seriedade e credibilidade da ocorrência apresentada e proceder em conformidade na determinação da ação apropriada.
Algumas ocorrências podem ser resolvidas sem necessidade de investigação. As conclusões são encaminhadas através do canal Farmodiética Speak Up, onde toda a comunicação e armazenamento de dados pessoais ocorre de forma encriptada e protegida por palavra-passe.
- Fase – Investigação
As circunstâncias particulares de cada ocorrência rececionada pode exigir diferentes etapas de investigação pelo Compliance Office, contudo:
- Todas as ocorrências que se encontrem fundamentadas serão investigadas;
- Poderá ser solicitada informação adicional por forma a ajudar na investigação e análise dos resultados;
- Dependendo do tipo de ocorrência a ser investigada, esta poderá ser consultada pelos membros superiores da Administração e poderão ser envolvidas outras entidades como auditores externos, investigadores e/ou consultores jurídicos para ajudar na investigação e análise dos resultados;
- Mantê-lo-emos informado, conforme apropriado sobre o progresso e os prazos esperados da investigação;
- O processo de investigação destina-se igualmente a permitir um tratamento justo de quaisquer indivíduos mencionados na ocorrência, incluindo (i) confidencialidade e a presunção de inocência até que o resultado da investigação seja concluido (ii) determinar se existem provas suficientes para fundamentar os assuntos relatados.
- Fase – Resolução
As conclusões da investigação serão submetidas, garantindo a confidencialidade e anonimato à Comissão de Conduta e Ética, que poderá decidir levar qualquer ocorrência em investigação ao Conselho de Administração, dependendo da gravidade e magnitude da situação reportada.
- A Farmodiética dar-lhe-á conhecimento do resultado da análise realizada e da respetiva conclusão num prazo razoável não superior a 3 meses a partir da data de submissão da ocorrência. Em casos de especial complexidade, este prazo poderá ser prorrogado, sendo notificado de tal facto e dos motivos da prorrogação.
- Na eventualidade de a ocorrência se demonstrar infundada e/ou incompleta, o denunciante será notificado da inadmissibilidade da mesma.
- As ocorrências são comunicadas ao nível hierárquico superior dos visados na mesma, caso essa transmissão não coloque em causa as finalidades do procedimento de participação de ocorrências, e, se for caso disso, às autoridades competentes.
- Serão tomadas as medidas corretivas adequadas no caso de uma investigação revelar violação das políticas da Farmodiética e/ou leis e regulamentos. Sempre que legalmente possível e dependendo das circunstâncias, a Farmodiética informá-lo-á das medidas previstas ou tomadas no seguimento da ocorrência e o fundamento para tal seguimento. Uma ocorrência não terá geralmente quaisquer consequências para as pessoas em causa se as alegações não forem fundamentadas por provas ou pelo resultado das investigações.
- Para cada processo será mantido um registo que incluirá a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas. É facultado à Administração um relatório com o resultado das investigações relativas às ocorrências recebidas, salvaguardando sempre o anonimato e confidencialidade do autor.
- Prazo de Consulta
Os autores das ocorrências podem consultar o processo da ocorrência submetida, em qualquer momento, no decorrer das fases descritas. Após o encerramento do processo, os detalhes da ocorrência continuarão acessíveis no canal pelo período de 180 dias a contar da última notificação enviada pelo Compliance Office. Em caso de necessidade após essa data, deverá contactar o Compliance Office da Farmodiética.
- Conservação de registos
Todos os dados relacionados com as ocorrências serão conservados para efeitos de cumprimento da legislação aplicável, pelo menos, pelo período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
Quando a denúncia incida sobre matérias relacionadas com o Branqueamento de Capitais e Financiamento do Terrorismo, o período de conservação das comunicações efetuadas e dos relatórios a que elas deem lugar será assegurado pelo periodo de sete anos.
Os dados pessoais recolhidos através do sistema Speak Up serão apagados ou permanentemente anonimizados se a conduta denunciada estiver fora do âmbito da Política de Ocorrências Farmodiética – Whistleblowing ou se for manifestamente infundada. Caso contrário, o apagamento terá lugar quando os dados pessoais deixarem de servir o propósito de investigação ou a investigação for concluída.
As informações comunicadas ao abrigo dos procedimentos da Política de Ocorrências Farmodiética – Whistleblowing será utilizada exclusivamente para as finalidades previstas na presente Política, no estrito cumprimento do disposto na legislação de Proteção de Dados Pessoais nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016.
A documentação de apoio e os dados recolhidos durante a análise preliminar e a investigação serão arquivados de uma forma confidencial e segura, nos termos da Política de Privacidade implementada. Nesse sentido foram adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas.
A Farmodiética poderá transmitir os dados pessoais recolhidos a (i) entidades de supervisão ou entidades judiciárias, nos casos em que os dados pessoais em causa se mostram relevantes para o cumprimento de dever de comunicação ou tratamento das situações comunicadas, ou (ii) para efeitos de investigação da infração comunicada.
Poderá consultar mais informações sobre a Politica de Privacidade da Farmodiética aqui
- MEDIDAS SEGURANÇA DO CANAL
Quando regista uma ocorrência, o canal não regista o endereço IP do computador ou do dispositivo móvel que usa e não utiliza cookies. O canal de submissão de ocorrências online, é operado por uma entidade independente e está provido de várias medidas de segurança, como:
- Certificação de Segurança ISO 27001
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- Auditoria ISAE 3000
- Multi-factor Authentication
- Penetration Tested
- Encriptação End – to –end
- Remoção de Metadata
- Controlo de Acessos